In molte parti di un ERP possono esserci record che non debbono più essere utilizzati, ma devono comunque rimanere nel databsse perché sono stati utilizzati in una vecchia transazione. Ad esempio, un codice IVA che non esiste più, un articolo in stock che non viene più prodotto o venduto e così via.
In X-Cross, ogni record di ogni tabella può essere reso “obsoleto”, e in questo modo questi record esistono ancora, ma non possono più essere utilizzati.
Record obsoleti
I record obsoleti sono record di una tabella che non possono più essere utilizzati, ma devono rimanere nel database perché utilizzati nelle transazioni.
Immaginiamo ad esempio che l’aliquota IVA normale venga modificata dal 20% al 22%. Cosa possiamo fare per evitare che il vecchio 20% venga utilizzato?
- Cancellare il record del 20%: impossibile perché utilizzato in documenti e transazioni contabili
- Modificare l’aliquota IVA record dal 20% al 22%: impossibile perché in questo caso tutte le vecchie transazioni verrebbero modificate.
Ora, potrebbe essere che in questa tabella specifica (codici IVA) sia stato previsto un flag specifico per contrassegnare il record come obsoleto, ma se ciò accade in un’altra tabella senza questa funzionalità?
In pratica in tutte le tabelle di un database, infatti, può rendersi necessaria la necessità di avere record obsoleti, senza uno specifico flag per contrassegnare il record come obsoleto.
In X-Cross esiste un meccanismo che consente di contrassegnare come obsoleto ogni record di ogni tabella.
Il record obsoleto non può essere utilizzato, ovvero collegato ad altre tabelle o transazioni.
Privilegi dei record obsoleti
Per i record obsoleti, ogni profilo di accesso, se concesso dall’amministratore, può avere i privilegi per:
- Vedere i record obsoleti nell’elenco dei record
- Utilizzare il record obsoleto nelle transazioni
- Modifica lo stato di un record in obsoleto e viceversa.